Dalam Room Division, hubungan housekeeping paling utama ialah berkumunikasi dengandepartemen
front office. Kedua departemen ini ibarat dua sisi mata uang yang
berbeda, Housekeeping yang membersihkan kemudian Front office sebagai penjualnya.
Hubungan housekeeping dengan front office secara umum adalah:
1. Laporan status kamar
Laporan room status terintegrasi dengan system secara online melalui computer, sehinggastatus kamardengan mudah dapat diketahui oleh front office.
Housekeepingbertanggung jawab
meng-update status kamar tersebut secepat mungkin setelahdiperiksa oleh housekeeping supervisor.
Laporan room status termasuk Vacant Clean (VC), Vacant Clean Inspection (VCI), Vacant Dirty (VD), Sleep out (SO), Occupaid No Lugagge (ONL), Out ofService (OS), Out oforder (OO), Do not disturb (DND).
2. Laporan.Discrepancy
Housekeeping memeriksa secara langsung status dari tiap-tiap kamarberdasarkan status yang ada di computer. Perbedaan status di computer dengansebenarnya disebut
Room Discrepancy. Laporan ini biasanya dilakukan minimum 2 kalisehari yaitu antara pukul 10 pagi dan 5 sore.
3. Laporan kehilangan dan penemuan barang
Setelah check out, kamar diperiksa oleh housekeeping dan memastikan bahwakelengkapan barang-barang milik hotel tidak ada yang hilang. Jika ada yang hilang,housekeeping
melapor ke front office untuk memproses pengembalian atau pembayarannya. Housekeeping juga melaporkan setiap penemuan barangyang tertinggal, kemudian disimpan di housekeeping sebagai barang Lost and Found.
4. Laporan lainnya
Laporan ini termasuk Extra bed, baby cot, Loan items, baby sister, dan
laporan kerusakan oleh tamu.
5. Room Blocking
Front office melaporkan
perubahan status tiap-tiap kamar yaitu kamar VIP, Expected
Arrival, Expected Departure, Group, Check out, show room dan change room.
6. PermintaanTamu
Front office memberitahukan kebutuhan tambahan yang diperlukan oleh tamu, misalnya extra bed, baby cot, baby sister, kursi dan juga setiap masalah / complain dari tamu yang berhubungan dengan pelayanan housekeeping
7. Front Office memberi informasi kepada tatagraha bahwa ada tamu segera masuk / check-in sehingga tatagraha dapat menyiapkan kamar untuk tamu tersebut.
8. mengirimkan daftar penghuni kamar setiap pagi.
9. mengirimkan daftar kamar-kamar yang akan ditempati oleh tamu,meliputi
tamu perorangan
Tamu rombongan,atau tamu penting (VIP).
10. Memberitahukan kepada Housekeeping mengenai kamar-kamar yang
tamunya sudah check out sehingga kamarnya dapat di bersihkan.
11. memberikan guest slip agar tatagraha tahu tamu yang baru check in.
12. memberitahu perpindahan tamu dari kamar yang satu ke kamar yang lain.
13. jika terjadi laporan perbedaan penghuni kamar,antara Housekeepingdengan Front Office, maka room discrepancy report dan diadakan pengecekan langsung.
Hubungan Housekeeping Department dengan Engineering Department
Hubungan kerja antara tatagraha dengan bagian engineering meliputin hal-hal sebagai Berikut :
1. Perbaikan dan pemeliharaan alat-alat terutama menyangkut operasional
tata graha, perbaikan telepon,ac,air dan listrik.
2. Perbaikan perlengkapan Housekeeping yang ada di kamar tamu.
3. Melakukan perbaikan sesuai dengan work order dari housekeeping.
4. Memberitahukan housekeeping dan front office tentang perbaikan yang lama,sehingga status kamar dibuat menjadi Out of order.
5. Memberitahukan
housekeeping tentang perbaikan kamar yang sudah selesai, agardiperiksa danmelakukan general cleaning untuk dapat dijual kembali.Melakukan program
perawatan dan perbaikan secara berkala untuk menjaga kondisi
furniture, painting dan peralatan di hotel berfungsi dengan baik.
Dengan demikian dapat dilihat bahwa antara bagian tatagraha dengan bagian
engineeringsangatlah erat. Jika peralatan operasional Housekeeping rusak,
berarti pekerjaan Tatagrahaterganggu. Bagian tatagraha memerlukan bagian engineering untuk segera memperbaiki
peralatan-peralatan yang rusak.
Hubungan housekeeping Department Dengan Food and BeverageDepartement.
1. Membantu mengeluarkan peralatan room service dari dalam kamar.
2. Menyediakan room kebutuhan linen yang diperlukan di restaurant dan meeting room.
3. Berpartisipasi dan mendukung setiap acara yang dilakukan oleh food and beveragedepartemen.
4. Menjaga kebersihan FB outlets dan meeting room
5. Pelayanan room service kepada tamu.
6. pengiriman karangan buah (fruitstand) untuk tamu penting di executive room
Dengan pelayanan baik oleh tatagrahan dan food and beverage maka tamuakan merasapuas dengan pelayanan pihak hotel.
Hubungan Housekeeping Department dengan accounting
Department
1. Bagian housekeeping
meminta barang-barang kepada bagia purchasing (pembelian)dengan mengisi “purchase requitition”, seperti permintaan peralatan
kebersihan, chemical(bahan-bahan kimia),perlengkapan kamar,linen-linen dan barang-barang lainnya yangdapat menunjang kegiatan operasional housekeeping.
2. Membantu housekeeping dalam pembelian dan penyediaan barang dan peralatan
yangdibutuhkan. Membantu persediaan barang-barang kebutuhan housekeeping sesuaidengan jumlah yang ditetapkan.
Hubungan Housekeeping Departement dengan Bagian Personalia Departement & security
1. Pengadaan tenaga kerja
2. Pengangkatan pegawai
3. Pelatihan pegawai
4. Pemutusan hubungan kerja
5. Cuti karyawan
6. Surat peringatan untuk pegawai
7. Pembayaran gaji dan lembur pegawai
8. Membantu dan menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan kepegawaian.
9. Melakukan pelatihan, orentasi dan perencanaan karir karyawan.
10. Bagian housekeeping
melaporkan hal-hal yang mencurigakan disekitar area pekerjasedangkan bagian security mengadakan pengawasan terhadap area kerja houseeping dan berusaha
untuk dapat mengantisipasai hal-hal yang dapat mengganggu kegiatan kerja,baik gangguan dari dalam maupun dari luar hotel.
Keamanan barang-barang milik tamu dan juga keselamatan mereka selama menginap. Membantu mengawasi barang-barang milik
hotel tidak dibawa keluar hotel oleh karyawan.